Rédaction des PV du CHSCT par une entreprise extérieure : peut-elle être financée par l’employeur ?

Le CHSCT doit recevoir de l’employeur des moyens pour préparer les réunions. Mais cela ne lui donne pas pour autant le droit de décider seul de recourir à une entreprise extérieure pour rédiger les procès-verbaux de réunion et de demander à l’employeur de régler la note.
Rédaction des PV du CHSCT par une entreprise extérieure : entre-t-elle dans la catégorie des « moyens » susceptibles d’être octroyés par l’employeur ?

Le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) reçoit de l'employeur les moyens nécessaires à la préparation et à l'organisation des réunions (Code du travail, art. L. 4614-9).

Il convient dès lors de s’interroger sur la notion de « moyens ».

Le premier réflexe est donc de se tourner vers la loi qui a malheureusement décidé de rester muette sur la question.

Seule une circulaire émanant du ministère du Travail, de l’Emploi et de la Formation professionnelle en date du 25 mars 1993, est venue apporter quelques lignes de réponses sur le sujet.

En effet et, selon cette dernière, « ces moyens doivent notamment comprendre, au minimum, les moyens de dactylographie nécessaires, de reproduction, de transmission et de diffusion des procès-verbaux (par exemple des panneaux d’affichage, ou tout autre moyen adéquat de diffusion) et une documentation juridique et technique adaptée aux risques particuliers de l’établissement ».

Au regard de cette définition, deux précisions utiles :

bien qu’indicative cette liste ne se veut aucunement exhaustive. Pour aller plus loin, cette dernière ne constitue même qu’un seuil de base « des moyens à concéder » ; seuil qui ne peut en aucun cas être rabaissé par l’employeur ;
cette liste est désuète eu égard, sans conteste possible, aux avancées techniques et technologiques connues depuis cette époque (exemple : démocratisation et perfectionnement des outils informatique et de l’internet, évolution des techniques de communication diverses et variées etc.).
Dans ce contexte, serait-il si « naïf » de penser que la rédaction des procès-verbaux du CHSCT par un prestataire extérieure pourrait être l’un des moyens visés par l’article L. 4614-9 du Code du travail ?

Dans cette affaire, le CHSCT de l’unité d’intervention Rhône Durance a décidé de recourir, malgré l’opposition ferme et exprès de l’employeur, à un prestataire extérieur pour la rédaction de ses procès-verbaux. Ce recours était motivé du fait de l’existence de 92 procès-verbaux de réunion en « souffrance », et de l’impossibilité de son secrétaire d’en absorber la charge. Cet appui rédactionnel faisait, pour le CHSCT, partie intégrante des moyens visés par l’article L. 4614-9 du Code du travail, et ne pouvait, à ce titre, être contesté.

Cet avis ne semble partagé ni par la cour d’appel ni par la cour de cassation. En effet, la Cour de cassation, affirme que « le CHSCT reçoit de l’employeur les moyens nécessaires à la préparation et à l’organisation des réunions, qu’il en résulte qu’il n’est pas fondé à décider unilatéralement de l’octroi de moyens supplémentaires ».
Autrement dit, et à partir du moment où l’employeur a mis à disposition du CHSCT les moyens de fonctionnement « de base » requis pour l’organisation et la tenue des réunions, il est réputé avoir satisfait à ses obligations.

Par conséquent, tout besoin complémentaire se doit d’être autorisé, que cette autorisation soit matérialisée par la voie conventionnelle (de préférence), la décision unilatérale ou encore l’usage. Ceci est encore moins discutable lorsque ce besoin entraîne, de surcroît, un surcoût.

La rédaction des PV du CHSCT par une entreprise extérieure est-elle définitivement exclue ?

Compte tenu de cette décision, deux précisions importantes :

la Cour bien que qualifiant ce recours de moyens dits supplémentaires, ne dit pas pour autant qu’il ne pourrait pas s’agir, au sens strict du terme, d’un « moyen » destiné à l’organisation et à la tenue des réunions ;
de surcroît et dans cette affaire, il s’avère que l’employeur avait, au regard des difficultés rencontrées par le secrétaire du CHSCT, d’ores et déjà mis en œuvre des moyens complémentaires facilitateurs (l’octroi d’heures supplémentaires exceptionnelles, une formation à la rédaction des procès-verbaux à partir d’une prise de note rapide, la possibilité de produire des procès-verbaux synthétiques, etc.).
Ainsi, si la Cour dit clairement que le CSHCT n’est pas compétent pour décider du recours à un prestataire extérieur, elle ne dit pas pour autant que ce recours ne pourrait pas être autorisé et encore moins financé à tout le moins ponctuellement.

Bien entendu et, à l’identique du secrétaire du CE, il convient de ne pas perdre de vue que l’élaboration des procès-verbaux du CHSCT reste l’une des prérogatives centrales de son secrétaire et ce, même si la question des moyens du CE fait potentiellement moins débat eu égard à l’existence même du budget de fonctionnement dont le CHSCT ne bénéficie pas.
Cour de cassation, chambre sociale, 22 février 2017, n° 15-22.392 (le CHSCT n'est pas compétent pour décider seul du recours à un prestataire extérieur)