Ai-je le droit de prévoir une clause stipulant que le salarié conserve la charge des frais professionnels moyennant le versement d’une allocation forfaitaire ?

Les frais professionnels correspondent aux frais engagés par votre salarié dans le cadre de sa mission, notamment les frais kilométriques avec sa voiture personnelle, repas, etc. Ils doivent être directement liés à l’exercice de ses fonctions. Il existe plusieurs méthodes de remboursement notamment celle des dépenses réelles.
Oui, il est possible de prévoir une indemnisation forfaitaire mais vous devez respecter certaines règles.

L’allocation forfaitaire doit être proportionnelle aux dépenses engagées. C’est-à-dire que la somme fixée à l’avance de manière forfaitaire ne doit pas être manifestement disproportionnée au regard du montant réel des frais engagés par le salarié. De plus, la rémunération proprement dite du travail doit rester au moins égale au SMIC.
Vérifiez votre convention collective et les salaires minimaux de votre branche. En effet, s’ils sont supérieurs au SMIC, le salarié doit percevoir le minimum conventionnel.

Le « Tissot social entreprise » précise qu’il existe 5 cas où le remboursement des frais professionnels ne s’effectue que sur la base des dépenses réellement engagées :
•les frais engagés par le salarié en situation de télétravail ;
•les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication ;
•les indemnités destinées à compenser les frais de déménagement exposés par le salarié en situation de mobilité professionnelle ;
•les indemnités destinées à compenser les frais exposés par certains salariés envoyés en mission temporaire ou mutés en France par les entreprises étrangères ;
•les indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés en mobilité professionnelle de la métropole vers les territoires français situés outre-mer et inversement ou de l’un de ces territoires vers un autre (sous réserve que l’employeur justifie la réalité des dépenses engagées par salarié).