Base de données unique : une circulaire de la DGT donne des précisions

La base de données économiques et sociales est l’un des nouveaux dispositifs introduits par la loi de sécurisation de l’emploi, concernant l’information-consultation du CE. Sa mise en place approche à grands pas. Les entreprises d’au moins 300 salariés doivent en effet être prêtes à l’accueillir dès le 14 juin prochain. Une circulaire a apporté des précisions sur son contenu ainsi que sur ses modalités de mise en place et d’accès

La base de données économiques et sociales : quel intérêt ?

La base de données économiques et sociales est l’outil qui doit servir de support de préparation à la nouvelle consultation du CE sur les orientations stratégiques de l’entreprise également issue de la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013. Son rôle ? Permettre un meilleur partage de l’information, en améliorer la lisibilité pour en favoriser l’appropriation par les représentants du personnel et ainsi instaurer un dialogue social de qualité avec l’employeur. En bref, il s’agit de mieux comprendre pour mieux dialoguer sur la stratégie de l’entreprise en présentant de manière plus intelligible, simple et dynamique les informations transmises de manière récurrente au CE.

Pour aller vers une simplification dans la mise à disposition et la transmission des informations aux CE, ces dernières devront être réparties dans les différentes rubriques de la base de données de la façon la plus pertinente possible.



La base de données économiques et sociales : quel contenu ?

La base de données est le réceptacle de toutes les informations récurrentes devant obligatoirement être transmises au CE.

La base devra contenir les informations disponibles de manière définitive ou provisoire relatives à l’année en cours, aux deux années précédentes et aux trois années suivantes. Les perspectives sur les trois années suivant l’année en cours, si elles ne peuvent faire l’objet de données chiffrées ou de grandes tendances, devront faire l’objet d’explications par l’employeur.

La base de données pourra également intégrer d’autres informations complémentaires utiles à la consultation sur les orientations stratégiques ; les informations concernant des événements ponctuels peuvent y figurer (au choix de l’employeur) mais doivent continuer à faire l’objet d’envoi de rapports et informations

Au moment de sa mise en place, les entreprises ne seront pas tenues d’intégrer dans la base les informations relatives aux deux années précédentes.

La base de données devra comprendre au moins 5 rubriques

Pour rappel, la base de données devra comprendre au moins cinq rubriques qui sont les suivantes :
•investissements, fonds propres, endettement (emploi et investissement social, investissement matériel et immatériel) et impôts ;
•rétributions (salariés et dirigeants) et activités sociales culturelles, rémunérations des financeurs ;
•flux financiers à destination de l’entreprise (aides publiques, réductions d’impôts, exonérations et réduction de cotisations sociales, crédits d’impôts, mécénat) ;
•sous-traitance utilisée et réalisée par l’entreprise ;
•transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

Vers une substitution des rapports et bilans

La mise à disposition de l’ensemble des informations récurrentes dans la base de données économiques et sociales permettra à terme la substitution aux divers rapports et bilans communiqués jusqu’à présent. Cette substitution est seulement possible pour les informations récurrentes transmises au CE, elle ne l’est pas pour les informations données aux autres instances représentatives du personnel (exemple : informations récurrentes transmises au seul CHSCT) ainsi que pour les informations ponctuelles qui continuent à faire l’objet d’un envoi à part.

Un contenu mis à jour dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail

Le contenu de la base de données économiques et sociales devra être régulièrement mis à jour au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail.
les informations trimestrielles données au CE devront être mises à jour trimestriellement dans la base de données.

Un contenu à l’accès permanent

La base de données est tenue à la disposition des élus sur un support informatique ou papier dont l’accès devra être permanent.

Que faut-il entendre par la notion de « permanence » ?

Cette notion de « permanence », pour citer la circulaire de la DGT, « vise à rompre avec une transmission d’informations souvent vécue par les élus et les employeurs comme trop formelle et pas assez dynamique au regard du rythme des évolutions au sein des entreprises ». Elle ne signifie pas que la base devra être accessible aux élus 24 h/24 et 7 jours/7.

Un contenu accessible aux membres du CE, du CCE, du comité d’établissement, à la délégation unique du personnel, aux élus CHSCT et aux délégués syndicaux

La base de données économiques et sociales sera donc accessible en permanence aux membres du CE ou, à défaut, aux délégués du personnel, aux membres du comité central d’entreprise et du comité d’établissement, mais également à la délégation unique du personnel, aux élus CHSCT et aux délégués syndicaux.

Les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base de données seront définies par l’employeur ; elles devront toutefois faire l’objet d’une négociation ou d’un dialogue avec les personnes utilisatrices car ces modalités ne doivent pas empêcher les représentants du personnel, qu’ils soient titulaires ou suppléants, d’exercer librement et utilement leurs compétences respectives.

Les droits d’accès à la base fournis par l’employeur seront strictement personnels et ne pourront être transmis à un tiers.

Une obligation de discrétion à respecter pour favoriser un climat de confiance entre les élus et l’employeur

L’ensemble des personnes ayant accès à la base sera tenu à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur. La durée du caractère confidentiel devra être précisée par l’employeur.



La base de données économiques et sociales : à quel niveau doit-elle être mise en place ?

La base de données est un outil qui doit permettre :
•une organisation des informations qui permette la mise en visibilité de la construction et de la distribution de la valeur ajoutée ;
•de constituer une base à l’information et à la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise ;
•une mise à disposition des informations transmises de manière récurrente au CE.

Elle est mise en place au niveau de l’entreprise, de l’unité économique et sociale (UES) ou du groupe par convention ou accord mais sans se substituer à celle de l’entreprise.

Concernant les entreprises à établissements multiples, il n’y a pas d’obligation de mettre en place une base de données par établissement, celle au niveau de l’entreprise devra toutefois comporter des informations que l’employeur doit mettre à la disposition des membres du CCE et des comités d’établissement.

La mise en place de la base de données économiques et sociales devra se faire progressivement. Seules les informations nécessaires à la consultation sur les orientations stratégiques devront être intégrées dès sa mise en place, soit au 14 juin 2014 pour les entreprises d’au moins 300 salariés et au 14 juin 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés. Les autres informations récurrentes devront être mises à disposition des membres du CE dans leur totalité au plus tard le 31 décembre 2016.

Vous pouvez télécharger ici la circulaire de la direction générale du Travail


http://www.editions-tissot.fr/droit-travail/livreblanc.aspx?la-base-de-donnees-unique-des-representants-du-personnel-publication-d-une-circulaire&TEL_ID=2286