Subvention aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise : comment bien la calculer ?

Chaque année, l’employeur doit en principe verser au comité d’entreprise une subvention destinée à financer ses activités sociales et culturelles (ASC). Mais cette subvention n’est pas due dans tous les cas. Quand doit-elle être versée et à combien s’élève-t-elle ?
Quand faut-il verser une subvention aux activités sociales et culturelles ?

La subvention aux activités sociales et culturelles est due dès lors l’employeur a, avant la mise en place du CE, lui-même proposé aux salariés des activités sociales ou culturelles.

Elle peut aussi être imposée par une convention collective, un accord d'entreprise ou un usage.

Il faut donc vérifier l’existence d’un éventuel accord ou convention qui peut fixer le montant de la cotisation patronale ou les règles de calcul du budget des activités sociales et culturelles du comité d’entreprise.

A combien s’élève-t-elle ?

Si rien n’est prévu dans la convention collective, ou dans un éventuel accord, c’est le Code du travail qui s’applique.

Le montant de la contribution patronale aux ASC du comité d’entreprise doit respecter trois minima, à savoir :
•le minimum en valeur absolue ;
•le minimum en pourcentage ;
•le minimum en valeur relative.

Le minimum en valeur absolue

La contribution versée chaque année pour financer les institutions sociales du comité d'entreprise ne peut pas être inférieure à la plus élevée des sommes affectées aux dépenses sociales de l’entreprise lors des trois années précédant la prise en charge des ASC par le comité d’entreprise.

L’année au cours de laquelle les dépenses sociales ont été les plus élevées est appelée l’année de référence.

Les dépenses sociales sont toutes les sommes affectées aux ASC pendant l’année, qu’elles soient gérées par l’employeur seul ou uniquement par le comité d’entreprise.

Le minimum en pourcentage

La contribution au budget des activités sociales et culturelles du comité d’entreprise ne peut être inférieure au rapport entre le minimum en valeur et la masse des salaires payés pour l’année de référence.

Le minimum en valeur relative

La contribution ne peut être inférieure au total le plus élevé des sommes affectées aux dépenses sociales de l'entreprise atteint au cours de l'une des trois dernières années.

Comment s’effectue le calcul de la masse salariale ?

La masse salariale est définie par le compte 641 du plan comptable et financier. C’est cette masse salariale qui sert de base de calcul des cotisations versées au comité d’entreprise pour ses ASC.

A tort, l’assiette de calcul des subventions ASC du comité d’entreprise retenue par les employeurs est souvent la déclaration annuelle des données sociales, plus avantageux. Or c’est le compte 641 sur lequel il faut se baser.

Si financièrement il y a une importante différence de résultat, le comité d’entreprise pourra saisir le tribunal de grande instance

Le compte 641 est composé des :

641. Rémunérations du personnel :

6411. Salaires et appointements

6412. Congés payés

6413. Primes et gratifications

6414. Indemnités et avantages divers soumises à cotisation

6415. Supplément familial (concernant les fonctionnaires ou agents non titulaires qui ont au moins un enfant à charge)

Sont inclues dans le compte 641 et non dans la déclaration annuelle des données sociales :
•les provisions des congés payés ;
•les indemnités légales de licenciements ;
•les indemnités transactionnelles ;
•les indemnités de fin de carrière.

Le salaire des intérimaires est exclu de la masse salariale brute.

La rémunération versée aux salariés temporaires ne doit pas être incluse dans la masse salariale brute servant de base de calcul.

Intégration dans la BDES

Le montant de la contribution aux ASC versées par l’entreprise au CE doit être indiqué dans la BDES. Il faut également indiquer le mécénat ainsi que, pour les entreprises d’au moins 300 salariés, les dépenses directement supportées par l’entreprise.