Principe de séparation des budgets : quels impacts sur le financement des œuvres sociales ?

La question du financement des activités sociales et culturelles (ASC) par le CE/CSE est une problématique centrale pour les élus particulièrement en fin d’année. Quel budget utiliser ? Est-il possible d’utiliser le budget de fonctionnement pour financer certaines ASC ? Nous vous proposons des éléments de réponse.

Mots-clés
Subvention.
Le principe de séparation des budgets : une règle intangible
Le comité d’entreprise et le comité social et économique disposent de deux budgets :

un budget de fonctionnement qui représente :
0,2 % de la masse salariale brute DSN pour tous les CE et pour les CSE dans les entreprises comprises entre 50 et 1999 salariés,
0,22 % de la masse salariale brute DSN pour les CSE dans les entreprises d’au moins 2000 salariés.
Notez-le
L’Autorité des Normes Comptables a renommé en 2015 le budget de fonctionnement en budget des Activités Economiques et Professionnelles (AEP).


un budget des activités sociales et culturelles qui est défini :
Pour le CE : généralement, par la règle du meilleur des montants versés par l'employeur lors des trois années précédant la reprise des ASC par l’instance, ou conventionnellement ;
Pour le CSE : par la négociation, ou par le rapport entre la somme versée par l'employeur et la masse salariale brute existant l’année précédant la reprise des ASC par l’instance. Il nous semble également possible que ce montant soit défini par le biais d’une convention collective.
Rappel
La référence au compte 641 pour définir le montant de la masse salariale brute servant au calcul des deux budgets a été abandonnée pour le CSE, mais également pour le CE (voir notre article « Calcul des budgets du CE : la Cour de cassation abandonne le compte 641 ». Il s’agit désormais de la masse salariale basée sur la déclaration sociale nominative (Code de la sécurité sociale, article L. 242-1).
Il est nécessaire que les deux budgets fassent l’objet :

d’un calcul distinct ;
d’une comptabilité distincte ;
d’une utilisation distincte.
Par conséquent, il ne vous est aucunement possible de mélanger vos deux comptes ou d’effectuer des transferts en cours d’année afin de financer soit une activité économique et professionnelle avec votre budget ASC, soit une ASC avec votre budget de fonctionnement.

Le principe de séparation des budgets : les pièges à éviter
L’erreur souvent commise est de penser que le budget des activités sociales et culturelles n’est pas un budget de fonctionnement. En effet, ce dernier sert effectivement à financer la réalisation des ASC, mais également ses à-côtés : coûts des déplacements et des frais de bouche en rapport avec l’activité, des envois postaux de billetterie, etc.

Exemple
Si vous décidez d’aller visiter un village vacances que vous souhaitez mettre à disposition des salariés durant l’été, il vous faudra imputer les coûts relatifs aux déplacements et aux repas sur votre budget ASC et non pas sur votre budget de fonctionnement.
Le budget de fonctionnement quant à lui, sert uniquement à financer les activités économiques et professionnelles de l’instance : formations, expertises, abonnements à des revues juridiques, etc.

Cela signifie que vous n’allez pas pouvoir financer les cadeaux offerts aux salariés avec ce budget, et cela même si le cadeau en question semble relever du budget de fonctionnement.

Exemple
La distribution aux salariés de porte-documents avec le nom du CE/CSE ne doit pas être imputée sur le budget de fonctionnement.
Le non-respect de cette règle peut induire de graves conséquences pour les collectifs, notamment concernant les redressements URSSAF.

Conseil
Certains prestataires assurent que les biens ou services qu’ils proposent, et destinés aux salariés, s’imputent sur le budget de fonctionnement : clefs USB, sacs, agendas, etc. Nous vous alertons sur la non-licéité de ces pratiques et vous invitons à la vigilance.
Concernant le comité social et économique, une règle particulière peut induire les élus en erreur.

En effet, dans le cadre du CSE, il est possible de transférer à la fin de l'année :

10 % du reliquat annuel du budget de fonctionnement vers le compte ASC ;
10 % du reliquat annuel du budget ASC vers le compte fonctionnement.
Mais cela ne signifie pas que ces transferts puissent s’effectuer librement en cours d’année afin de financer une activité qui ne correspondrait pas avec la destination des fonds : il est toujours impossible de financer votre fête de Noël avec le budget de fonctionnement.