BDES : sur quoi s’interrogent les employeurs ?

Mardi 9 octobre dernier, les Editions Tissot organisaient un webinaire sur les nouvelles pratiques et les nouveaux risques de la BDES. Un événement au cours duquel beaucoup de questions ont été soulevées par les employeurs. Certaines de leurs interrogations et les réponses que nous y apportons sont intéressantes à connaitre pour les élus.

Mots-clés
Base de données des représentants du personnel.
Les élus demandent les anciens documents qu'ils préfèrent, tels que les bilans financiers, le rapport unique... Il me semble que la BDES regroupe l'ensemble des données. Doit-on tous leur transmettre en plus de la BDES ?
La mise à disposition des informations dans la BDES vaut communication des différents rapports ou bilan au CE et au CHSCT ou au CSE.

Deux conditions doivent toutefois être remplies pour cela :

les informations doivent être mises à jour régulièrement (au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail) ;
l’employeur doit mettre à disposition les éléments d’analyse ou d’explications lorsqu’ils sont prévus par le Code du travail.
Il faut décortiquer ces bilans pour les faire figurer dans les rubriques obligatoires. Les déposer ne suffit pas ! Une circulaire de l’administration précise bien que « les informations mises à la disposition des élus doivent être réparties entre les différentes rubriques de la base de données de la façon qui soit la plus pertinente possible pour faciliter leur exploitation et leur appropriation par les élus ».

Il est aussi possible de mettre à jour les éléments informatifs dans les diverses rubriques de la BDES puis déposer dans la BDES un rapport rédigé.

Doit-on toujours réaliser le bilan social en parallèle de la BDES regroupant déjà pas mal de données du bilan ?
Le bilan social reste obligatoire dans les entreprises d’au moins 300 salariés bien qu’il doive aussi alimenter la BDES.

En effet, les informations du bilan social sont mises à la disposition de tout salarié qui en fait la demande (Code du travail, art. L. 2312-31). Il est donc nécessaire de continuer à l’établir sauf à ouvrir un accès à la BDES à chaque salarié.

A notre sens, l’employeur doit donc mettre à jour les éléments informatifs figurant dans la BDES puis déposer dans la BDES le bilan social rédigé.

Quel est l'impact de la loi avenir professionnel sur la BDES quant à son contenu ?
Cette loi va toucher au contenu des informations sur l’égalité professionnelle et sur la formation professionnelle.

Il va falloir insérer des informations sur la méthodologie et le contenu des nouveaux indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les hommes et les femmes.

L’employeur devra aussi mettre à disposition des élus des informations sur la mise en œuvre des entretiens professionnels mais aussi de l'état des lieux récapitulatifs au bout de 6 ans.

Notre élection CSE est prévue courant d'année prochaine. Nous avons une BDES présentant les indicateurs du décret de décembre 2017. Il y aura des choses à changer après l’élection ?
Depuis les ordonnances Macron, il est possible négocier le contenu ou les modalités de fonctionnement de la BDES par accord sans attendre la mise en place du CSE.

Si l’entreprise préfère attendre le passage en CSE, aucun souci mais le jour J il faudra que la BDES réponde aux nouvelles exigences notamment de contenu. Si l’entreprise remplit déjà les exigences de contenu posées par le décret de décembre 2017, a priori elle n’a rien à changer si ce n’est ouvrir un accès à la BDES aux nouveaux élus. Il faut aussi qu’elle s’assure d’avoir bien une BDES informatique si elle a dépassé le stade de 300 salariés et n’a rien négocié sur le support de la BDES.

Si la BDES est déjà mise en place avant les ordonnances Macron, doit-on ouvrir des négociations sur le fonctionnement de la BDES ou peut-on se contenter du décret ?
La négociation d’un accord collectif sur le fonctionnement de la BDES (accord majoritaire ou en l’absence de DS avec les élus titulaires du CSE) est une simple faculté, pas une obligation.

Ai-je l’obligation d'informer les élus à chaque mise à jour de la BDES ?
Si rien négocié sur le sujet cela semble préférable. Le Code du travail prévoit que l’employeur doit informer ses représentants du personnel de l’actualisation de la base de données selon des modalités qu’il détermine (Code du travail, art. R. 2323–12). Pour remplir cette obligation, l’entreprise a donc tout intérêt à notifier les données qu’elle ajoute ou met à jour dans sa BDES. Par exemple, dans notre outil BDES Online, nous permettons aux entreprises de le faire en un clic.

Il n’y a pas de délai limite pour communiquer sur le fait qu’il y ait eu une mise à jour. L’important étant que les représentants du personnel aient eu cette information suffisamment tôt pour préparer leur consultation et avant que ne démarre le délai de consultation qui leur est accordé.