Bien-être au travail et réunion sont-ils compatibles ?

Les réunions devraient avoir pour effet de faciliter les activités professionnelles et la communication au sein d’une structure. Or le constat est que malheureusement, les réunions s’apparentent trop souvent à une perte de temps et que « la réunionite », consistant à organiser des réunions à tout propos, est largement présente.

L’impact est immense pour les sociétés. Un coût de charges indirectes non négligeable doit être pris en considération. Si les entreprises venaient à calculer le taux horaire chargé de toutes les personnes présentes en réunion multiplié par le temps passé, elles seraient sans nul doute consternées par le résultat. A cela, il faut rajouter le mal être au travail que cela engendre. Plus les collaborateurs ont l’impression de perdre leurs temps dans les réunions, plus ils sont démotivés, usés psychologiquement, fatigués de courir après le temps perdu. Or, ce temps perdu l’est deux fois et il est souvent accompagné d’émotions désagréables.

Améliorer l’efficacité des réunions c’est être vigilant sur plusieurs points, qu’il s’agisse des participants, de l’horaire, du thème ou encore de l’animateur.

Les participants
Vérifiez qu’ils sont bien concernés par le sujet avant de les convoquer, tenez compte de leurs disponibilités. N’allez pas au-delà d’un groupe de 12 participants : au-delà, des sous-groupes risquent de se former. Proscrivez l’utilisation des ordinateurs ou téléphones.

Le temps/l’horaire
Soyez vigilant pour ne pas programmer la réunion à un mauvais moment de la journée ou de la semaine. Évitez les réunions le lundi matin ou le vendredi après-midi. Contournez certaines tranches horaires comme trop tôt le matin, au retour du repas, vers 18h. Respectez les heures de début et prévoyez un horaire de fin.

La gestion du temps est un point central pour le succès des réunions. Le temps de concentration n’excède pas 45 minutes, passé ce délai une baisse est observable. Instaurez des pauses si besoin toutes les 90 minutes.

Le thème à aborder
La réunion doit avoir un objectif précis avec un cap à garder pendant toute sa durée. Proscrivez un nombre de sujets à traiter trop abondant et suivez l’ordre du jour et le temps alloué pour chaque sujet.

La conclusion de la réunion est une étape importante à respecter. Elle permet de mettre en évidence les résultats, valider les décisions prises, prévoir le suivi, remercier les participants. L’envoi du compte rendu doit être fait sous 48 heures, passé ce délai, il est inutile.

Le meneur de la réunion
Il est considéré comme un chef d’orchestre. Il doit maitriser sa partition, construire des relations de confiance, favoriser la communication, les échanges, gérer les différentes personnalités et être un maître de la prise de parole en public.

Albert Einstein disait « La folie, c’est de faire toujours la même chose et de s’attendre à un résultat différent ». Il faut développer des nouvelles stratégies, faire preuve de créativité et innover, ce qui peut se traduire par :

l’organisation de réunions rapides tous les matins de 10/15 minutes maximum ;
des lieux de rencontre originaux (dans un parc, autour d’un baby-foot, de la machine à café, d’une table mange-debout, etc.) ;
des présentations variées, grâce à des outils digitaux (quiz, vidéo, etc.) ou de gamification (pour transposer les mécaniques du jeu dans un domaine non-ludique) ;
le rappel en amont des règles de bonnes conduites (portables et ordinateurs éteints, respect du sujet, horaire, etc.) ;
l’utilisation d’un chronomètre visible par tous pour bien suivre le temps ;
l’application du principe des « 4 I » afin de mobiliser l’équipe :
s’intéresser aux participants et que les participants s’intéressent aux sujets ;
savoir Innover dans la pratique afin d’éviter l’ennui et la routine ;
s’impliquer et faire s’impliquer ;
incarner une personnalité, développer un charisme et de l’exemplarité ;
l’effort de faire un retour sur les débats, de recueillir l’avis des participants afin d’améliorer la qualité des réunions à venir.
Alors bien-être au travail et réunion sont-ils compatibles ? Oui, si le manager accepte de prendre conscience de ses pratiques et des voies d’amélioration. En tenant compte des points énoncés précédemment, la réunion deviendra en effet un outil de travail efficace, participatif, utile. Elle contribuera à renforcer l’esprit d’équipe et l’implication de tous.