Comment accueillir un nouveau collaborateur ?

Selon une étude* réalisée par le cabinet Mercuri Urval, près des deux tiers des entreprises ne prévoiraient pas de processus d’intégration : 29 % des employeurs concernés invoquent la culture de l’entreprise, 24 % avancent la taille de la structure et 23 % un banal manque de temps. Et si c’était un mauvais calcul ? 3 managers rappellent qu’un recrutement coûte cher et que la première impression d’un collaborateur est précieuse.

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Christophe Bergeon, co-fondateur de Zest (créateur d’une application qui sonde l’humeur des salariés)
« Lui demander un rapport d’étonnement »

« Un ami m’a dit récemment qu’il n'y avait plus de guerre des talents… parce que les talents avaient gagné la guerre. C’est une boutade, mais qui n’est pas entièrement fausse : surtout dans un secteur comme le nôtre, le numérique, où un candidat peut recevoir jusqu’à 4 ou 5 offres en même temps. Dès lors qu’un profil choisit votre entreprise, il ne faut surtout pas se dire que le plus dur est fait parce que justement tout commence !

Une grande partie de l’intégration d’un nouveau collaborateur se prévoit même avant son arrivée, pour ce qui relève de questions administratives ou de la préparation du matériel informatique, par exemple.

En effet, cela n’aura servi à rien de le séduire si c’est pour qu’il soit mal reçu, sans badge, ni login prêts le jour de son arrivée. L'époque - que j’ai connue - où le salarié passait sa première semaine à remplir des papiers est révolue. Cela revient à une double peine : le collaborateur va s’ennuyer et l'entreprise va perdre de l’argent !

J’ai justement une nouvelle salariée qui va arriver dans notre start-up. Avant son premier jour, tous ses accès, son matériel et son plan d'accueil seront prêts. Nous avons défini pour elle un plan d'action pour le premier mois. Par exemple, chaque nouveau salarié participe à 2 ou 3 rendez-vous avec nos clients pour bien comprendre leurs attentes. On prévoit aussi un rapport d'étonnement au bout de 2 mois. C’est une façon de demander à tout nouveau collaborateur un retour sur ce qu’il a vu, mais aussi si le poste correspond à ses attentes. Un recrutement coûte tellement cher qu’il faut corriger le tir le plus rapidement possible… ».

Julien André, directeur de Vivastreet (site Internet de petites annonces)
« Des mesures qui ne coûtent rien et peuvent rapporter beaucoup »

« Après avoir conçu un livre blanc sur le recrutement pour les TPE-PME pour nos clients, j’essaie naturellement d’appliquer quelques bonnes pratiques que nous recommandons ! C’est déjà une évidence que toutes les questions administratives doivent être réglées avant l’arrivée du salarié. Les choses sérieuses peuvent ensuite commencer dès le premier jour.

Il ne s’agit pas simplement de bien accueillir le petit nouveau en allant tous déjeuner ensemble. C’est un moment crucial dans la vie d’un salarié car des études montrent que cette période va conditionner la suite : mieux l’intégration se passe et plus le salarié aura tendance à rester longtemps dans l’entreprise. Or une entreprise rentabilise vraiment son investissement au bout de 2 ans. Il faut donc optimiser l’intégration sur 3 niveaux :

dans le poste ;
au sein de l’équipe puis, au sens plus large ;
dans l’organisation.
Le premier jour, il est bon d’organiser un tour de la société et des différents services afin que le nouveau salarié comprenne ce que chacun fait et qu’il ait une vision claire de l’organisation de la structure.

Si la mise en place d’un tuteur n’est pas toujours possible, nous veillons à suivre le nouveau collaborateur par le biais d’entretiens réguliers. Pour ma part, j’organise un planning de rendez-vous sur 3 mois. Certains candidats s’adaptent plus vite. D’autres auront peut-être besoin d’une formation. Il ne faut pas tarder car un recrutement est un investissement à long terme ».

Geoffroy de Becdelièvre, fondateur de Marco Vasco (agence de voyages en ligne)
« Lui faire rencontrer notre « happiness manager »

« Les premiers pas d’un nouveau collaborateur sont un moment important, autant pour l’intéressé que pour son employeur. Dès qu’un nouveau salarié arrive, il suit un processus d'intégration très soutenu qui dure environ 3 semaines. Cela comprend notamment un passage par notre école de vente en interne et un accompagnement en binôme. L’idée est de le former à nos outils, nos process et nos valeurs pour qu’il soit opérationnel le plus rapidement possible. Il rencontre aussi très vite les différents managers. C’est un premier mois assez dense en termes de courbe d’apprentissage, mais qui est aussi contrebalancé par la découverte de tout ce qui fait aussi le plaisir de travailler chez nous, parmi nos 280 collaborateurs. À cet égard, la rencontre avec Katia, notre « happiness manager », est essentielle !

Parce que nous demandons beaucoup à nos salariés, nous avons nommé une personne responsable du « bonheur », c’est-à-dire des moments de détente et de bien-être de nos équipes. Récemment, nous avons ainsi mis en place une salle de sieste ou encore des séances de massages auxquelles n’importe qui peut s’inscrire. Nous organisons aussi des cours de salsa, par exemple. Dès le premier mois, il faut aussi donner envie à une nouvelle recrue de s’investir avec nous sur le long terme… ».