Donner aux entretiens annuels d’évaluation leur réelle valeur

L’automne est là, les feuilles tombent. C’est aussi la période où certains d’entre vous vont voir apparaitre sur leurs bureaux les feuilles des entretiens individuels d’évaluation. A l’heure où l’on parle de bien-être au travail, de reconnaissance, la mise en œuvre de l’entretien individuel d’évaluation est un acte de management chargé d’enjeux pour l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

Le plus important dans l’entretien individuel est d’avoir la bonne pratique. Des bases simples sont souvent oubliées et de ce fait, un moment attendu par le collaborateur se transforme en une étape sans importance, critiquée, une perte de temps et sans réel résultat par la suite.
Reprenons ces bases :

Entretien individuel : la préparation
C’est une étape incontournable. L’erreur est d’attendre le dernier moment, d’être pris au dépourvu. C’est alors que certains dictons prennent toute leur importance : « il faut savoir perdre du temps pour pouvoir en gagner », sans oublier le principe de Pareto « 20 % de préparation donne 80 % de résultat ».

Le manager doit préparer ses entretiens en reprenant son agenda pour se remémorer l’année écoulée au sein de son service. Les débuts d’année sont parfois oubliés durant l’échange, le discours est axé sur la fin de la période, la mémoire est sélective.

Une fois son année passée en revue, le manager refait cet exercice pour chaque collaborateur. Il est primordial de comparer l’année passée avec l’entretien N-1. La construction d’une checklist des points importants à aborder permet au manager de rester factuel et de mettre en place un fil conducteur pour l’entretien de l’année N.

Entretien individuel : la planification
Elle doit être annoncée suffisamment tôt au collaborateur pour qu’il puisse, lui aussi, se préparer. La planification doit tenir compte des aléas de service, des contraintes horaires, de journée, de congés. Certaines mauvaises habitudes prises dans l’organisation au quotidien sont reproduites dans la planification les entretiens annuels d’évaluation. C’est une erreur de commencer par :

ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît ;
ce qui va vite avant ce qui prend du temps ;
ce qui est facile avant ce qui est difficile.
Il faut programmer les entretiens annuels d’évaluation dans l’agenda, la messagerie électronique. Il est improductif d’enchainer des journées entières d’entretien. Le manager doit déterminer un timing réel et prévoir une marge de sécurité au moins 30 minutes entre chaque entretien. Cette marge de manœuvre servira de soupape de sécurité pour se ressourcer, traiter quelques affaires en cours, prendre plus de temps pour un collaborateur et surtout, respecter les horaires donnés. Le report d’un entretien doit être fait dans les règles de l’art et non à la « sauvage », une déprogrammation à la va-vite risquant de déclencher de la frustration chez le collaborateur.

Entretien individuel : l’attitude d’échange
Le manager doit choisir un environnement propice à l’échange. L’entretien doit se dérouler dans des conditions favorables au dialogue et à l’écoute. Le manager veille donc à organiser l’entretien dans un endroit calme, portable et messagerie en veille, afin de le mener de façon participative et non directive pour le bien-être des deux parties. Il doit s’agir d’un réel moment d’échange, d’expression, de respect.

Le manager doit appliquer une méthodologie dans l’échange afin de susciter de l’intérêt. Différentes phases doivent ainsi être mises en place :

introduire : présentez le contexte, la mise en œuvre du déroulement, le cadre à suivre, les sujets à aborder ;
exprimer et faire exprimer : les besoins, le résultat, les visions, les attentes, les objectifs, les axes d’amélioration ;
questionner : posez des questions pour donner la parole au collaborateur, répondez à ses questions, clarifiez certains points si nécessaire, laissez-le s’exprimer ;
résumé/engagement : demandez au collaborateur ce qu’il en retient. Reformulez au besoin. Assurez-vous de son engagement ;
remercier/valoriser : développez de la bienveillance, terminez par une note sympathique, il y a toujours quelque chose de positif à dire.
Il est primordial que le collaborateur ait le sentiment d’avoir pu évoquer ce qu’il avait à dire. Il doit ressortir de l’entretien sans avoir la frustration d’être passé à côté de certains sujets, ou certaines questions.

Si vous voulez donner une réelle valeur ajoutée à vos entretiens annuels d’évaluation prenez le temps de les mettre en place et de respecter ces basiques.