17 lois à connaître pour être efficace au travail

La lenteur est la meilleure réponse à l'urgence. Un oxymore qui décoiffe ! C'est pourtant ce que nous enseigne l'une des cinq lois du temps énoncées par des experts du sujet. Universelles et utiles pour mieux s'organiser selon Jean-Louis Muller, directeur chez Cegos (1).
La vie, au travail comme à la maison, échappe à la logique mathématique. Mais il existe des lois empiriques, éprouvée par des scientifiques ou des praticiens qui devraient aider le manager à mieux gérer son temps, son énergie et son équipe. Après les lois exposées dans les saisons 1 et 2, en voici cinq autres dans notre saison 3, inspirées par des personnalités au parcours vivifiant.

1. La loi de Covey : la loi de la course au temps qui exténue

Définition : "Réagir instantanément à l'évènement épuise".

Etre sur le qui-vive conduit à gaspiller ses forces dans un cercle vicieux sans fin, la réactivité appelant la réactivité. Ce phénomène est un réflexe pavlovien ; l'individu réitère les mêmes faux pas, applique les mêmes solutions, use des mêmes habitudes. Il tourne en rond. Or, il doit à l'inverse être stratégique, penser le coup d'après et répondre à des stimuli intérieurs. Trop de managers mènent des plans d'action qui se résument à traiter les problèmes du passé. Ils ont pourtant tout à gagner à être proactifs. Et décider de subir n'est pas subir, c'est déjà maîtriser l'aléa.



>>>Prenez l'initiative de faire autrement en abandonnant l'idée d'agir ou réparer à l'identique. Demandez-vous ce que vous feriez si votre employeur voulait vous licencier demain : vous feriez tout pour sortir de la routine, sans vous essouffler, afin qu'il vous garde.

2. La loi de Einstein : la loi de la simultanéité des temps

Définition : "le passé, le présent et le futur s'enchevêtrent dans l'action".

Selon sa théorie de la relativité, l'espace-temps est une seule entité. A la limite, le présent n'existe pas puisqu'il est au carrefour du passé et du futur. Plonger dans la tâche en urgence peut conduire à l'apnée, ce qui est contre-productif. Se mettre ainsi sous une telle tension c'est se priver des ressources de l'expérience écoulée et perdre le sens et la vision de ce qu'on fait. A contrario, trop dans le passé, l'individu rumine, trop dans l'avenir, il oublie les contraintes. Il doit tenir compte tout à la fois du vécu et de l'objectif. Les chefs de projet connaissent bien cette loi qui leur permet de tenir le cap.

>>> Avant tout défi, posez-vous. Regardez d'abord dans le rétroviseur, analysez les faits passés afin d'apprendre de vos erreurs. Puis détectez les challenges - le futur - dans la mission que vous allez mener.

3. La loi de Talleyrand : la loi des retards accumulés

Définition : "Quand c'est urgent, c'est déjà trop tard"

L'urgence est la somme des non anticipations antérieures. Elles se sont empilées jusqu'à la rupture, les conflits, la crise. Une mécanique qu'a fort bien démontré ce diplomate hors pair. Il s'agit alors de faire comprendre à votre interlocuteur que s'agiter ne sert à rien. Puis d'envisager les choses sous un autre angle pour réparer les dégâts

>>> Interroger : "C'est pour quand ?" est la meilleure façon de solliciter un délai à ceux qui vous pressent. Ayez la même indulgence envers vous-même.

4. La loi de Churchill : la loi de la lenteur efficace

Définition : "Hâtons-nous lentement".

Une variante enrichie de la loi précédente. Même si l'instant est critique, l'individu a intérêt à ralentir afin de reprendre la main et de retrouver du punch. Souffrir l'urgence, c'est comme souffrir un mal de dents, on n'apprécie plus une fleur, un film, un sourire. C'est notre cerveau reptilien qui commande soit l'attaque, soit la fuite. Mieux vaut se placer dans un espace-temps plus large en connectant son cerveau cortical, qui permet de réfléchir et d'analyser. Ce que savent si bien faire les urgentistes, pompiers, chirurgiens... qui modèrent leurs intervention et gestes pour sauver des vies.

>>> Prenez du recul. Foncer tête baissée c'est se dédouaner des conséquences alors qu'évaluer la situation vous responsabilise sur votre décision, bonne ou mauvaise. Assumez-la. A proscrire : l'évitement ou la procrastination.

5. La loi de Saint-Exupéry: la loi du futur qui se construit en toutes circonstances

Définition : "Ce n'est pas parce que l'avenir est incertain qu'il faut s'abstenir de le bâtir".

Comme l'ex-patron de General Electric, Jack Welch ("Nous ne savions pas que c'est impossible, c'est pour ça que nous l'avons fait"), l'aviateur-écrivain affirmait que le futur se fabrique. Ces deux figures illustres relèvent de l'école du constructivisme qui veut que la réalité ne soit pas immuable et qu'on peut la façonner à notre mesure ou à celle de nos rêves.

>>> Allez de l'avant. Evacuez les pensées fatalistes ou négatives du type : "on verra bien!" ou "on est mal parti !". Engagez-vous dans une dynamique de projet même si le contexte vous parait noir.

Cinq lois à connaître pour être efficace au travail
Pourquoi le quart d'heure de pause semble-t-il plus court que le quart d'heure de réunion ? Parce que le temps est subjectif. Du coup l'individu se précipite sur ce qu'il aime faire au détriment du reste. C'est l'une des cinq lois théorisées par des experts de tous horizons. Décapantes mais utiles pour bien s'organiser selon Jean-Louis Muller, directeur chez Cegos.
1. Loi de Fraisse : la loi du temps soumis au plaisir et au déplaisir

Définition : " Plus l'activité est captivante, plus elle parait brève. "

Les minutes ralentissent ou s'accélèrent selon l'intérêt qu'on porte à la tâche. Une heure n'est donc pas égale à une heure. Rédiger un énième rapport, éplucher à la chaîne des notes de frais... et la journée paraît interminable. A l'inverse, discuter de son dada - foot, recettes de cuisine, cinéma - avec son collègue et l'aiguille de la montre semble d'un coup s'être affolée... " Déjà ? ". La perception du temps est psychologique et varie selon l'individu. Le danger, c'est de privilégier les activités plaisantes au risque de se laisser happer par elles. Une loi qui vaut aussi pour vos collaborateurs, prêts à bâcler le fastidieux.



>>> Allouez un budget temps à chacun des dossiers que vous allez traiter, dès le matin, et ce que vous démarriez par les plus faciles ou les plus pénibles. Et alternez les genres. Tentez aussi d'" anoblir " les tâches ingrates par des choses agréables : écouter de la musique en travaillant, avoir des photos sympas sur le bureau, etc. Cela stimule. Et songez à compenser les corvées par trois actions motivantes.

2. Loi de Metcalfe : la loi de la synergie qui décuple les résultats

Définition : " L'utilité d'un réseau est proportionnelle au carré de ceux qui l'utilisent ". Variante " 1+1=3 ".

C'est l'effet levier des réseaux sociaux, mis en équation par le créateur d'Ethernet, Robert Metcalfe. En clair, plus le réseau compte d'utilisateurs plus il a de la valeur. Appliqué au management, c'est l'idée que trois individus isolés ont peu de poids, mais qu'ensemble ils peuvent beaucoup. On le sait, pour les casse-pieds redoutables en groupe, c'est vrai aussi, en positif, pour les innovateurs. Il faut apprendre à échanger son savoir et à questionner les compétences tous azimuts. Cela permet de gagner un temps fou, d'enrichir ses initiatives et d'en démultiplier l'impact.

>>> Intégrez des réseaux physiques ou virtuels mais ne soyez pas toujours demandeur : apportez votre contribution de façon pertinente et régulière. Et zappez les profiteurs.

3. Loi de l'Ecclésiaste : la loi du moment opportun

Définition : " Il y a un moment pour tout et un temps pour chaque chose ".

C'est une référence à l'ancien Testament devenue un véritable adage. Ce temps biblique n'est toutefois pas celui du dieu Chronos - le temps qui passe, la vitesse, la performance - mais celui du dieu Kairos, l'instant. Il ne se mesure pas en minutes, mais en intensité, en plaisir, en stress, etc. L'enfant sait repérer d'instinct le bon moment pour quémander une faveur. Il s'évite ainsi de gaspiller de l'énergie face à un adulte préoccupé ou mal luné.

>>> Vous aussi guettez les ondes positives, le temps propice à faire - réfléchir, s'organiser, agir - pour vous et pour les autres, selon des critères d'humeur, de disponibilité, de chronobiologie, etc. Mais anticipez. Et gare aux dérives de la procrastination.

4. Loi de Kotter : la loi des petites victoires qui galvanisent

Définition : " Les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats "

Se fixer des objectifs avec des délais rapprochés évite de se décourager et permet d'avancer. C'est l'efficacité de l'hyper " court-termisme ", prôné par ce pape du leadership (John Kotter). Dans les situations difficiles, les individus s'en sortent à petits pas, mais des petits pas vécus comme essentiels.

>>> Le manager peut créer ainsi un sentiment d'urgence - pour lui-même et pour l'équipe - afin de motiver les troupes face un nouveau contexte.

5. Loi anti-Taylor : la loi de la rationalisation inefficace du temps

Définition : " La chronologie des événements est trompeuse "

Selon le père du travail standardisé, l'ordre dans lequel on effectue les tâches influe directement sur le temps qu'elles nous prennent. Or, se caler sur un séquençage chronologique sans prendre en compte de priorités peut s'avérer contre-productif dans son planning. Prenez les méthodes de rangement des stocks FIFO (first in first out) et LIFO (last in first out). Opérantes en logistique, elles nuiront à coup sûr à votre organisation personnelle. Exemple. Vous avez 80 mails à traiter et vous adoptez la logique chronologique (FIFO) en plaçant le plus ancien des mails en tête de liste. Vous consacrez du temps pour traiter chacun d'eux, mais il y a des pièges. 1/ le mail traité en 8ème position est caduque au regard du n°10 et le travail effectué a été inutile. 2/ le mail n° 24, lu fort tard, est une priorité vitale et c'est la panique. Suivre l'ordre inversé, LIFO, n'aide pas plus à repérer rapidement les urgences.

>>> Mieux vaut faire déjà un survol rapide de tous vos mails, supprimer illico ceux qui n'apportent rien et traiter d'abord les deux ou trois qui relèvent de vraies priorités.

Sept lois à connaître pour être plus efficace au travail
Réveil tardif, clés égarées, voiture en panne... Un scenario catastrophe qu'on attribue tous au hasard. Or, ce processus a été théorisé par un ingénieur de l'US Air Force, Edouard Murphy. Une loi qui mérite le détour, comme six autres, pour mieux gérer son temps, son énergie et son équipe, explique Jean-Louis Muller, directeur chez Cegos.
1. Loi de Murphy : la loi des emmerdements maximum

Définition : " Rien ne se passe jamais comme on l'a prévu ". Variantes : " le diable est dans les détails ".

Le pépin arrive toujours quand il ne faut pas et où il ne faut pas. C'est le passeport qu'on découvre non valide une fois arrivé à l'aéroport, la tartine qui tombe côté beurre. Et les petits tracas s'enchainent. Vous êtes pressé ? La voiture est en panne, il pleut, le métro est bloqué, etc. Les ingénieurs connaissent bien cette loi qui dérègle et retarde les projets. Tout processus - de recrutement, d'innovation, de production...- est une aventure pleine d'aléas. Mieux vaut chercher à les anticiper et à les réduire.



>>> Faites de la paranoïa intelligente, dès que c'est important pour vous. Les explorateurs du bout du monde, par exemple, se font opérer de l'appendicite avant de partir, au cas où il y aurait nul toubib. Sur les projets les experts font des rétro-plannings et imaginent le pire. Et vous, avant votre rendez-vous capital, faites réviser la voiture.

2. Loi de Parkison : la loi du temps qui s'étire à l'infini

Définition : " Comme le gaz, le temps se dilate jusqu'à occuper la totalité de l'espace disponible ".

Cette loi fondamentale s'applique à la gestion de son temps mais aussi de sa carrière et de sa vie. Lorsqu'on ne se fixe pas de butée horaire ou calendaire dans la réalisation d'une tâche ou la prise d'une décision, celles-ci s'éternisent. Plus, j'ai du temps pour faire une chose, plus je mets du temps à la faire. Je me dis : " On verra bien ! ". Pensez plutôt à rebours : " Qu'est-ce que j'aimerais qu'on dise de moi après cette mission ? ".

>>> Il faut donc borner son temps et celui des autres. Et raisonner en termes d'objectifs et non pas de tâches à réaliser. Exemples : faites préciser le délai, lorsqu'on vous dit " c'est ASAP " (aussitôt que possible) ; fixez à 20 minutes la durée de la réunion ; commencez un mémo par la conclusion, etc. Les petits ballons de baudruche laissent moins de place à l'air qu'une montgolfière.

3. Loi de Douglas: la loi des dossiers qui s'entassent tout seuls

Définition : " Plus on dispose de place, moins on trie ".

C'est une variante de la loi de Parkinson. Plus vous avez d'espace et d'armoires pour ranger, plus vous étalez vos affaires. Ce qui fait que votre bureau ressemble plus à une aire de stockage qu'à un lieu de travail et que votre boite mail est surchargée de dossiers et sous-dossiers. Résultats : vous perdez du temps à retrouver l'information utile. Ce qui, paralyse l'action.

>>> Restreignez vos zones de rangement.

4. Loi de Pareto : la loi de l'éparpillement inutile

Définition : " L'essentiel prend 20% du temps et de l'espace, l'accessoire, 80%. "

Autre loi fondamentale, qui s'applique à bien des domaines : 80% des effets sont produits pas 20% des causes. Exemples : 80% du chiffre d'affaires est réalisé par 20% des clients, 80% des tâches sont traitées en 20% de temps... Ce coefficient multiplicateur est issu des bâtisseurs égyptiens de pyramides, qui ont calculé l'énergie minima pour soulever les gros blocs de pierre.

>>> Inutile de gaspiller ses forces. Mieux vaut se focaliser sur ce qui vaut la peine, ces 20% qui vont causer des dégâts ou booster l'activité. Gare au perfectionnisme, au micro-management, à la lecture exhaustive des mails, etc. Apprenez à élaguer votre arbre des priorités et à doser votre effort.

5. Loi d'Illich : loi de l'acharnement inefficace

Définition : " Au-delà d'un certain seuil, l'efficacité humaine diminue jusqu'à devenir négative ".

C'est la loi des rendements décroissants. Au bureau ou à l'école, au-delà de 90 minutes, l'attention est en chute libre. Alors, inutile de prévoir des réunions de 3 heures, de s'escrimer en continu sur un dossier qui vous résiste, d'avaler un sandwich derrière votre écran à midi pour vous avancer... La journée non stop ne vous rendra pas plus efficient. Vous tomberez en apnée derrière votre PC. Variante : ce n'est pas parce qu'on met plus de monde sur un projet que ça avance plus vite.

>>> Faites des pause. Et prévoyez des blocs de travail continu de 90 minutes au maximum. Entre deux, allez prendre un bol d'air frais, papotez avec un collègue. Par ailleurs, sélectionnez les contributeurs pertinents sur un projet.

6. Loi de Carlson: la loi du travail factionné dévoreur de temps

Définition : " Le temps perdu à cause de l'interruption d'une tâche est supérieur au temps de l'interruption ".

Tout travail interrompu (par une sollicitation, une musique, un casse-croûte etc.) est moins efficace qu'un travail réalisé en continu. Pour deux bonnes raisons. 1/ Il faut globalement trois minutes au cerveau pour se reconnecter à la tâche. 2/ l'individu une fois déconcentré est tenté de papillonner, surtout si le dossier l'embête : il ira à la machine à café, lira une affiche, croisera Y et papotera...

>>> Isolez-vous. Fermez vos portes, mettez votre téléphone sur répondeur, désactivez le signal sonore d'arrivée des nouveaux mails. Et résistez à toute dispersion en ne faisant qu'une activité à la fois.

7. Loi de Confucius. La loi de l'expérience vaine et intransmissible

Définition. " L'expérience ne sert qu'à répéter les mêmes erreurs mais plus rapidement ".

La mode des " best practices " soi-disant applicables partout et la recherche de la perfection par le knowledge management relèvent du fantasme. La formule " Croyez-en mon expérience ! " tue l'innovation. Nous sommes dans l'ère du copier-coller. Or, ce qui vaut ici, ne vaut pas forcément là. Il faut laisser sa place à l'imagination. Les clés de la réussite de Steve Jobs ne sont-elles pas liées à l'intuition à l'émotion, à l'interprétation ? Il s'était, dit-on (1) procuré un Minitel (voir la vidéo), avait désossé l'appareil, et étudié en détail le modèle économique... dont découlent iTunes, l'App Store et l'iPhone.

>>> Mieux vaut s'inspirer d'un procédé que de chercher à l'imiter.