J’encadre les dépenses du CE

Publi-communiqué - Les budgets annuels du comité d’entreprise ne sont malheureusement pas extensibles à l’infini. Pour les utiliser au mieux, le secrétaire doit veiller à limiter les dépenses superflues. Nous vous proposons donc ce mois-ci le challenge suivant : mettre en place un encadrement des dépenses de votre comité d’entreprise
Si le budget de fonctionnement reste suffisant la plupart du temps pour les besoins internes des élus CE, le budget des activités sociales et culturelles est quant à lui trop vite dépensé. Pour éviter toute dérive ou tout erreur dans la gestion financière du CE, le secrétaire doit agir en amont. Il doit étudier les capacités du comité, en se faisant aider ou en déléguant, avant de fixer des règles financières communes à l’ensemble des membres.

Dépenses du CE : budgétiser pour connaître ses marges de manœuvre

Les actions que vous pourrez entreprendre sur le plan social aussi bien que les formations des élus sont limitées par votre capacité de financement. Il est ainsi primordial à chaque début d’année de budgétiser chaque dépense envisagée sur l’exercice, avant de déterminer notamment les montants des participations pouvant à être assumées par le comité sur chaque activité sociale organisée. Mais attention, comme vous le rappelle notre documentation « Guide Pratique du Secrétaire CE », les sommes versées annuellement par l’employeur en faveur du CE évoluent selon la même courbe que la masse salariale de l’entreprise. Observez bien les informations régulières transmisses par l’employeur sur les entrées et sorties du personnel pour anticiper les hausses ou baisses du budget définitif par rapport au budget prévisionnel.

Dépenses du CE : créer des procédures d’engagement des finances

Le règlement intérieur du comité d’entreprise, obligatoire à compter du 1er janvier 2015, est le support parfait pour énoncer les principes gouvernant l’utilisation des fonds du comité par les élus. Deux sujets doivent être prioritairement abordés. Le premier : qui peut utiliser les comptes du comité ? Le second : quelles limites pour le remboursement des frais des élus ? Les différents choix qui s’offrent à vous sont évalués dans la documentation « Guide Pratique du Secrétaire CE ». Attention, l’employeur n’a aucune compétence en matière d’utilisation des budgets du CE : ce n’est en aucun lui qui doit être signataire des chèques du comité. Il faut toujours anticiper les éventuelles absences et prévoir un pouvoir de signature appartenant au moins à deux élus pour éviter la paralysie du comité.

Dépenses du CE : se faire aider pour optimiser la gestion financière et comptable

Le secrétaire est responsable du bon fonctionnement du comité d’entreprise. A compter du 1er janvier 2015, tous les comités doivent désigner un trésorier. Cette nouvelle obligation va de pair avec de nouvelles exigences comptables imposées par la loi aux CE. Vous devez donc réfléchir à la meilleure organisation possible et, donc, à une répartition des tâches efficace entre le trésorier et vous. En tant que secrétaire, il vous est aussi possible de demander la désignation d’un expert-comptable pour accompagner la gestion financière quotidienne du comité. Cet expert, à votre service, peut vous aider dans la formalisation de procédures comptables et l’établissement de budgets. Comment aboutir à la désignation d’un expert-comptable ? La documentation « Guide Pratique du Secrétaire CE » vous guide pas à pas.

Budgétiser et fixer des règles d’engagement sont les parfaits garde-fous pour éviter les dépenses inutiles ou hors budget. A vous de réfléchir aux choix les plus adaptés à votre comité et à les faire valider par la majorité des membres titulaires.